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オフィス移転プロジェクト

Case Study|ケーススタディ

オフィス移転プロジェクト

IIJ AmericaはITチームの一員として海外オフィスの開設・移転・レイアウト変更プロジェクトに参画させていただきます。
豊富な経験と培った膨大なノウハウをもとに、スムーズなプロジェクトの進行をサポートするとともに、不測の事態にも柔軟かつスピーディに対応いたします。

また、IIJ Americaはプロジェクト完了後も、ITインフラ導入をサポートしたエンジニアが継続して保守を担当することが可能です。お客様のITインフラを熟知したエンジニアが、決め細やかなサポートで、安定したITインフラ環境をお客様にご提供します。

日系製造業のオフィス移転プロジェクト

米国に製造/販売拠点をおく、日系製造業のオフィス移転にともない、ITインフラ関連を含め、オフィス移転の支援ができないかとの相談がありました。お客様オフィスはIT担当者不在、オフィス移転担当の方は、経営および財務がご専門で、オフィス移転経験がないことから、IIJ America がオフィス移転プロジェクト全体をITを含め、担当いたしました。ITインフラ構築のコンサルティング及びベンダーコントロールを含めた移転プロジェクトマネージメントサービスとして、当社PM1名およびSE1名を専任につけ、プロジェクトを立ち上げました。

IIJ America の今までの経験とノウハウをもとに、きめ細かいサポートでプロジェクトを遂行、お客様のご予定通りのスケジュールにて、オフィス移転を無事完了させました。

プロジェクト概要

  • 米国に製造/販売拠点をおく、日系製造業のオフィス移転
  • オフィス:25名規模
  • 移転までの期間:4ヶ月

プロジェクト全体の流れ

  1. 打ち合わせ、お見積もり、プロジェクト依頼
    お客様社内予算申請の為に至急IT関連の概算が必要とのことで、数回の打ち合わせ後、正式にプロジェクト依頼を承る。
  2. 現地調査、資料作成
    IIJ America より、簡易現地サーベイと設備担当との打合せ実施し、お客様にサーベイ結果の報告を実施。お客様の要望事項や注意点をヒアリングし、今回のコンサルティング及びプロジェクトマネージメントサービスの作業工数と費用概算の提案を実施しました。
  3. キックオフミーティング
    すべての関連ベンダーを集め、キックオフミーティングを行いました。オフィス移転プロジェクトの検討事項を話し合い、仮スケジュールを確定。

    検討事項

    • オフィスIT計画(IT環境の事前確認)
    • サーバルームの設計(電気および空調設備)
    • オフィス内IT設計(統合配線、回線引き込み)
    • ネットワーク設計(インターネット、FW)
    • サイトマネージメント
    • 各種ドキュメント作成
  4. 定例ミーティング
    定例でベンダーとミーティングを毎週行い、アップデートをお客様にご報告。
  5. IT インフラ構築、IT サービス導入
    IT関連機器一式の現地調達および価格調整をIIJ Americaがお客様の代理となって実施。統合配線およびサーバルームの設計を、お客様と調整し現地ベンダーへ指示を出し、導入。
  6. オフィス開設

プロジェクトスケジュール

  • プロジェクト序盤
    1. お客様とのNDA(Non-Disclosure Agreement) 締結
    2. ショッピングリスト詳細作成開始し、内容をお客様と最終確認
    3. 必要となる全てのIT関連機器及びサービスのリストアップ
    4. IT関連機器の仕様やITサービスの内容を確定
    5. オフィスレイアウトおよびネットワーク構成の確定
    6. 電話システム構成の確定
    7. ベンダー選定およびベンダーとの連絡体制確認
    8. 各ベンダーを集めてキックオフミーティング開催
  • プロジェクト中盤
    1. IT関連機器およびサービスの見積もり取得開始
    2. 各種見積もり内容の精査
    3. 見積もり取得結果報告→お客様の要望反映
    4. お客様への最終説明および手配開始の承認取得
    5. IT機器、IT関連サービス手配開始(お客様を代行して発注)
    6. 必要に応じて、ベンダーと電話会議や現地でのミーティングをアレンジ
    7. オーダー状況の追跡および納期確認
  • プロジェクト終盤
    1. IT機器の配送および受け取り調整
    2. 現地業者作業日程調整、現地監督および品質管理
    3. IT機器、ITサービスの機能試験および検収(電話、統合配線、インターネットサービスなど)
    4. お客様への引き渡し実施(ユーザトレーニングや初期障害対応)
    5. 引き渡しドキュメントの提出
      ITシステムの概要、ラックレイアウト、ネットワーク構成図。サーバ設定情報、ライセンス情報、IT機器リスト、IPリスト、電話設定情報、関連業者コンタクト先リストなどが含まれる

オフィス開設後の保守支援

  • 障害一時受付窓口の設置(英語、日本語)
  • リモートによるシステム管理及び定期ウイルスチェック実施
  • リモート作業による障害切り分け実施
  • IT機器のハード故障の対応(ベンダーコントロールを実施)
    • 障害切り分け手順の作成及び各ベンダーへ指導と品質管理
    • サイトマニュアル(IT関連情報を網羅したドキュメント)のアップデート
    • 障害履歴管理、及び定期的なレビュー実施
  • ITサービス障害時の対応(サービスプロバーダーとの連絡調整)
    • リモートによる障害切り分け後に、プロバイダーへの連絡実施
    • 障害対応の進捗管理及びエスカレーション実施
    • 障害復旧確認とお客様への報告
  • 当社エンジニアのオンサイト
    • 重大障害時の対応
    • 定期訪問によるシステムチェック


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